|
Должностные инструкции - документы, регламентирующие производственные полномочия и обязанности работника в соответствии с занимаемой им должностью. Это один из тех кадровых документов, который сохранился на предприятиях с советских времен. С тех же времен передалось и отношение к нему, как к формальному документу, не имеющему ничего общего с реальной деятельностью предприятия. О должностных инструкциях вспоминали, как правило, только при возникновении конфликтных ситуаций или, например, когда необходимо было провести большое сокращение штатов.
Как повысить роль должностных инструкций в управлении предприятием?
Как добиться того, чтобы эти документы реально участвовали в решении управленческих задач, а не пылились в отделе кадров и в столах сотрудников?
Достижение этой цели требует более профессионального подхода к разработке пакета должностных инструкций с использованием методов современного менеджмента.
Стандарта для написания должностных инструкций нет. Каждая организация имеет право на свое видение описания рабочего места. Однако существуют общие подходы и правила, которые полезно использовать при их разработке.
Прежде всего, разработка должностных инструкций имеет смысл при наличии в компании стратегического плана развития. Главной целью должностной инструкции является описание того, что от работника требует и хочет получить организация в рамках достижения своей стратегической цели. Наличие должностных инструкций должно исключить вольное трактование сотрудниками своих обязанностей и полномочий, избавить руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать на обязанности подчиненного, а также сократить время, используемое на индивидуальное введение в курс дела каждого нового сотрудника.
Существует несколько подходов к разработке должностных инструкций:
- анализ и корректировка существующего на предприятии пакета базовых кадровых документов (положения об организационной структуре, положений о подразделениях, штатного расписания, должностных инструкций);
- анкетирование работников предприятия;
- использование тарифно-квалификационных справочников и других внешних нормативных документов.
Наибольший эффект достигается при сочетании этих подходов. Каждый их них с разной степенью точности помогает определить, что делает или должна делать каждая структурная единица (от подразделения до конкретного работника).
Анализ существующего пакета внутренних документов.
В более широком смысле такой анализ предполагает диагностику существующей структуры управления для того, чтобы:
- преобразовать ее в соответствии с задачами текущей деятельности и с целями предприятия;
- рационально распределить функциональные обязанности и зоны ответственности;
- привести в соответствие положения о подразделениях и ведущих должностных позициях;
- в соответствии с ними разработать пакет должностных инструкций.
Для достижения этих целей чрезвычайно эффективным является использование бизнес-модели. Анализ описанных бизнес-процессов дает наиболее полную и целостную картину деятельности компании, понимание роли каждого сотрудника в общем процессе, позволяет определить сравнительную ценность отдельных функций сотрудника для реализации целей компании.
В общем случае бизнес-процесс - это поток работы, проходящий от одного специалиста к другому или от одного подразделения к другому (в зависимости от уровня детализации) [2]. Как правило, не существует стандартного списка бизнес-процессов. Каждое предприятие формулирует свой перечень, который определяется спецификой его деятельности и управления.
Если вся деятельность предприятия описана с помощью бизнес-процессов, разработка на их основе должностных инструкций значительно упрощается. Более того, наличие бизнес-модели является гарантией того, что никакие работы не упущены из вида, все функции распределены между исполнителями правильно, "горизонтальные" связи между подразделениями и сотрудниками установлены верно. Полная модель бизнес-процессов если и не заменяет, то сделает прозрачными процедуры формирования всех базовых кадровых документов.
Однако лишь немногие предприятия могут похвастаться тем, что имеют такую модель, и еще меньше предприятий могут говорить об управлении бизнес-процессами. Как правило, если на предприятии и разработана бизнес-модель, то она включает только ключевые бизнес-процессы. Однако и это является большой помощью при разработке должностных инструкций.
При описании бизнес-процессов используется так называемая матрица ответственности [3]. Подобный подход может успешно применяться и при разработке должностных инструкций - для распределения функциональных обязанностей между работниками и подразделениями.
Если в этой матрице по вертикали задать функции, а по горизонтали - исполнителей, то на пересечении строк и столбцов можно указать характер управленческого воздействия при выполнении этих функций (исполнение, контроль, согласование и т.д.).
В зависимости от степени детализации строк и столбцов (функций и исполнителей) мы можем проследить распределение работ между структурными подразделениями, руководящими должностями или рядовыми работниками.
Помимо этого, заполненная матрица ответственности может дать богатый исходный материал для анализа организационно-функциональной структуры управления предприятием. В частности, появляется возможность:
- определить перечень работ, входящих в определенную функцию, их логическую последовательность;
- определить наименования подразделений и должности исполнителей, участвующих в реализации определенной функции;
- провести управленческий анализ функций, выполняемых отдельными структурными подразделениями и отдельными сотрудниками;
- проанализировать полноту закрепления функций за исполнителями.
Анкетирование персонала предприятия.
Отсутствие или недостоверность исходных документов на предприятии может быть восполнена за счет информации, полученной с помощью анкетирования персонала компании.
Однако опрос персонала полезен не только при отсутствии исходной информации. Он представляет ценность и сам по себе. Грамотно построенный и проведенный опрос ведущих специалистов и рядовых сотрудников предприятия дает много полезной информации для анализа существующего на предприятии распределения функциональных обязанностей, и поиска путей повышения эффективности работы персонала.
Для разработки должностных инструкций, анкеты должны быть составлены таким образом, чтобы проводить опрос на двух уровнях:
- опрос руководства и ведущих специалистов, отвечающих за функциональные направления или отдельные блоки работ ("какие функции, по их мнению, выполняют подразделения"),
- опрос рядовых сотрудников этих подразделений ("что они делают на самом деле").
Кроме того, анкеты могут быть составлены таким образом, чтобы оценить мнение сотрудников не только о реальном, но и желаемом положении дел на предприятии:
- опрос сотрудников о реальном распределении функциональных обязанностей ("какие функции реально выполняются");
- мнение сотрудников о желаемом распределении функциональных обязанностей ("какие функции, по их мнению, должны выполняться").
Использование тарифно-квалификационных справочников.
Тарифно-квалификационные справочники содержат перечень основных должностных обязанностей работников, требования к их знаниям и квалификации. Однако в этих документах не учтена специфика деятельности конкретных организаций. Кроме того, в них приведены далеко не все существующие профессии и должности. Поэтому их можно рассматривать как дополнительное, но не основное средство при разработке должностных инструкций. Если деятельность предприятия достаточно специфична, то при разработке должностной инструкции необходимо проявить творческий подход и перечислить в ней именно те требования, которые необходимы работникам данного предприятия.
Использование перечисленных подходов позволяет получить три различных модели, на основании которых можно определить состав и содержимое выполняемых на предприятии функций. На основе их дальнейшей детализации строится система базовых документов, включающая Положения о подразделениях и службах и Положения о функциональных обязанностях сотрудников (должностные инструкции). Следует помнить, что эти документы должны представлять целостную систему. Персональные должностные инструкции должны соответствовать Положению о структурном подразделении.
Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации.
В общем случае типовая структура должностной инструкции содержит два основных блока:
- Блок 1. Функциональные обязанности;
- Блок 2. Диапазон ответственности.
Первый блок содержит следующую информацию:
- Наименование и цель должности, ее место в рамках организационной структуры (прямая и функциональная подотчетность).
- Направления деятельности - основные Функции (устойчивый, обособленный вид деятельности, в которых сотрудник принимает участие).
- Должностные обязанности (конкретные операции, возложенные на сотрудника в рамках основных функциональных блоков).
Второй блок описывает баланс обязанностей, прав и ответственности:
- Права, которые предоставляются сотруднику по должности.
- Полномочия (особый вид прав, связанный с распорядительными функциями и принятием решений).
- Ответственность (конкретизация ответственности за свои действия в рамках зафиксированных обязанностей, прав и полномочий).
- Регламенты (документы, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей текущей деятельности).
Выбор включаемых в должностную инструкцию разделов и степень их детализации зависят от всей системы внутренних документов, действующей на предприятии.
Например, если на предприятии существует описание бизнес-процессов, в должностной инструкции нет необходимости указывать "горизонтальные" связи и соответствующий им документооборот. Эти сведения с достаточной степенью точности приведены в описании бизнес-процессов, и нет смысла перечислять их в каждой должностной инструкции в отрыве от описания самого бизнес-процесса.
Если на предприятии разработан пакет Положений о подразделениях, указание в должностной инструкции подчиненности по должности (снизу по иерархии) является избыточным. Для этого формально достаточно указать только непосредственного начальника.
Как правило, в должностную инструкцию включают требования к персоналу. Однако в мировой практике такие сведения, особенно, личностные требования, включаются в специальные внутренние документы (называемые "Описание должности" или "Описание рабочего места"), которые не показываются сотрудникам и используются руководством при оценке персонала и кадровыми службами при поиске и отборе персонала на вакантные должности.
В особо "продвинутых" компаниях, особенно тех, где внедряется система контроллинга, появилась тенденция включать в должностные инструкции элементы мотивации - критерии оценки деятельности сотрудника, занимающего данную должность.
Для того чтобы должностные инструкции стали действительно нужными документами и регулярно использовались в процессе управления предприятием, необходимо соблюдение некоторых общих правил.
Во-первых, эти инструкции должны регулярно пересматриваться и приводиться в соответствии с реальной ситуацией. Корректировка стратегических целей и планов предприятия, изменения, связанные с выполнением конкретных работ должны оперативно найти свое отражение в соответствующих должностных инструкциях.
Во-вторых, должностные инструкции должны использоваться в повседневной деятельности предприятия, в частности, в процессе управления персоналом. Значение должностных инструкций для каждого работника предприятия возрастет, если:
- работник будет принимать участие в обсуждении должностной инструкции, что обеспечивает ему возможность влиять на условия и организацию своего труда;
- руководство будет использовать должностные инструкции при оценке работника и принятии решения о его дальнейшем продвижении (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т.п.);
- должностные инструкции будут использоваться при ранжировании работ и должностей в системе оплаты труда на предприятии.
Помимо этого, должностная инструкция содержит информацию для проведения отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.
И, наконец, анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т.п.) обеспечивает необходимую информацию для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.
В-третьих, должностная инструкция должна быть написана простым и понятным языком. Важно помнить, что чем длиннее должностная инструкция, тем вероятней появление в ней неясных, двусмысленных или противоречивых положений. "Размытые" и "раздутые" должностные инструкции вредны и для руководителя и для подчиненного, поскольку снижают их ответственность за свою работу: руководитель избавляется от необходимости четко ставить задачи, а подчиненный - безупречно их выполнять. Поэтому все пункты должностной инструкции должны быть максимально конкретными:
- цель должности должна быть по возможности сформулирована одним предложением и фактически отвечать на вопрос - "за что работнику платится заработная плата";
- стандарта на количество функций и количество должностных обязанностей внутри каждого функционального блока не существует, однако практический опыт показывает, что оптимальным являются границы из 6-7 функций, и 6-7 должностных обязанностей внутри каждого функционального блока;
- должностные обязанности должны соответствовать функциям, не может существовать обязанностей, которые бы лежали вне указанных функциональных блоков (такая ситуация говорит о неправильном распределении работ или неверно составленной должностной инструкции).
В-четвертых, необходимо соблюдать определенный порядок разработки должностной инструкции:
- за наличиена предприятии пакета должностных инструкций обычно отвечает начальник отдела кадров, однако это не значит, что на нем лежит обязанность их разработки;
- как правило, разрабатываются должностные инструкции руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных;
- для того чтобы должностная инструкция приобрела обязательную для сотрудника силу, ее надо сначала утвердить приказом руководителя, а после этого обязательно ознакомить работника с этой инструкцией под роспись.
- первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника.
Информационное Агентство Финансовый Юрист
|
